- Comprender el proceso para ser elegible para trabajar con los Hospitales Shriners para Niños.
- Comprender los criterios de los productos y servicios que obtienen los Hospitales Shriners para Niños.
- Comprender lo que los proveedores pueden esperar recibir de los Hospitales Shriners para Niños.
Pautas para proveedores y representantes de proveedores
Ustedes, nuestros vendedores y proveedores, son un componente integral de nuestros hospitales y nuestro éxito a medida que nos esforzamos por lograr nuestra misión. Valoramos los recursos que ofrecen nuestros vendedores y proveedores.
Con el fin de garantizar una relación comercial mutuamente exitosa, se han establecido pautas para los proveedores y representantes de proveedores que visitan y desean trabajar con los Hospitales Shriners para Niños. Mientras revisa estas pautas e interactúa dentro de nuestras instalaciones, si tiene alguna pregunta o necesita información adicional, comuníquese con el Departamento de Administración de la Cadena de Suministro Corporativa de los Hospitales Shriners para Niños o la Oficina de Cumplimiento Corporativo; para esto, escriba un correo electrónico a hdq-supplychain@shrinenet.org o hdq-compliance@shrinenet.org
Puntos de contacto
Shriners Children's realiza las actividades de adquisición mediante un sistema centralizado de compra. Su principal punto de contacto al hacer negocios en nuestros centros será el departamento corporativo de coordinación de cadena de suministros.
Lugar y horario comercial
El departamento de coordinación de cadena de suministros está en la sede central de Shriners International en 2900 Rocky Point Drive, Tampa, FL 33607. El departamento de compras abre de lunes a viernes de 7 a.m. a 6 p.m.
Certificación de proveedores
Es política de Shriners Children's asegurarse de que todos los proveedores y representantes de venta con los que hacemos negocios estén registrados en el programa de certificación de proveedores. Shriners Children's usa Vendormate, Inc. como proveedor de servicios de credenciales.
El registro se revisará y aprobará antes de que se emitan los pedidos de compra y se paguen las facturas. Todos los proveedores se analizan con las bases de datos de exclusión de OIG y GAS, además de otros controles conforme al tipo de producto o servicio que se presta o la ubicación del centro de Shriners Children's.
Durante el proceso de certificación, se le proporcionará una copia de la política establecida del Programa de Coordinación de Proveedores de Shriners Children’s y de nuestro Código de Ética para que los cumpla al realizar negocios con Shriners Children's.
Shriners Children's exige el registro con Vendormate, Inc antes de que los representantes tengan permiso para acudir al centro a hacer negocios.
Estandarización de productos
Las decisiones sobre productos y equipos las evalúa el Comité EVAC e incluyen un análisis financiero y los resultados de pruebas de productos reales.
Visitas e identificación de proveedores
Los representantes de proveedores deben hacer citas, incluso para las visitas a los médicos. No se permiten las visitas sin anunciarse. Todos los proveedores deben registrarse en el puesto para proveedores y recibir una insignia con fotografía, que deberán usar en todo momento durante la visita al centro.
Confidencialidad del paciente
La protección de la información confidencial de nuestros pacientes es de vital importancia para Shriners Children's. Las áreas de atención de pacientes son de acceso restringido.
Pedidos de compra
Se debe obtener un pedido de compra aprobado antes de proporcionar fármacos, equipos, suministros o servicios, incluidas las reparaciones. No debe aceptar un pedido sin el número de pedido de compra que proporciona el departamento corporativo de coordinación de cadena de suministros. Este requisito incluye a las muestras y los productos de evaluación.
Artículos en evaluación o préstamo
Todos los equipos y productos que se evaluarán y prestarán a Shriners Children's deben tener un pedido de compra asignado por el departamento corporativo de coordinación de cadena de suministros. Shriners Children's no será responsable por ningún equipo o producto ingresado al centro sin la autorización ni el número de pedido de compra correspondientes.
Muestras de medicamentos
Para garantizar que el control, la calidad, el almacenamiento y los registros de distribución sean correctos, dentro del centro, todos los fármacos están bajo el control del departamento de farmacia. Las muestras de fármacos dentro del centro no están exentas a este requisito. Todas las muestras de medicamentos que se distribuyen a los pacientes para que tomen en su hogar deberán etiquetarse conforme a los estatutos federales y estatales vigentes. Las muestras de sustancias controladas están prohibidas por ley.
Pautas para proveedores (cont.)
Exhibiciones de proveedores
En el hospital Shriners para Niños, no se permitirán exhibiciones.
Presentaciones de proveedores
Se puede solicitar a los proveedores que participen en presentaciones educativas de productos aprobados por el comité de evaluación y aprobaciones (EVAC) y con la aprobación previa por escrito del departamento de Cadena de suministro corporativa o de Cumplimiento corporativo.
Seminarios y formación continua
Si se incluye información sobre medicamentos, todos los programas deben coordinarse con el departamento de Recursos Humanos y con el departamento de Farmacia. Los seminarios y la formación continua incluyen programas diseñados y organizados por personal médico.
Entregas
Todos los equipos y productos deben entregarse al departamento de Recepción, a la dirección que figura en la orden de compra, a menos que la orden de compra especifique opciones de envío alternativas.
Un comprobante de empaque debe acompañar a los envíos y debe hacer referencia al número de orden de compra para garantizar la aprobación. Las entregas que requieren un manejo especial son solo con cita previa. Todas las entregas deben enviarse FOB Destino, a menos que se acuerde lo contrario.
Inspección de artículos y equipos eléctricos
La ingeniería biomédica tendrá la responsabilidad de que se inspeccionen todos los artículos eléctricos y todo el equipo médico para que se verifique que cumplan con los reglamentos vigentes y se garantice el uso seguro antes de que el artículo se envíe al departamento que lo solicita.
Facturas
Las facturas que no reflejen ni hagan referencia a un número de orden de compra aprobado no se aceptarán y se devolverán al proveedor. Los términos de pago estándar del Hospital Shriners para Niños son neto a 30 días, a menos que se acuerde lo contrario. Nuestra costumbre es enviar las facturas rápidamente para recibir cualquier descuento por pago.
Ofertas y cotizaciones
Todas las ofertas y cotizaciones se inician a través del departamento de Cadena de suministro corporativa. El proceso de Solicitud de propuesta incluirá los términos y condiciones adecuados para el producto. Cualquier pregunta relacionada con una oferta o cotización debe dirigirse al representante de Gestión de la cadena de suministro corporativa que figura en la solicitud. El contacto directo con el departamento solicitante puede ser motivo de descalificación. Todas las presentaciones de ofertas y cotizaciones serán confidenciales.
Contactos
Todos los contratos de suministros, servicios y equipos serán revisados por el departamento de Cadena de suministro corporativa. Todos los contratos requieren la firma del vicepresidente ejecutivo o de las personas que se autorice en la política. El Hospital Shriners para Niños no reconocerá ninguna responsabilidad por el pago de ningún acuerdo contractual sin la debida autorización.
Seguridad pública
El Hospital Shriners para Niños está comprometido con el código de ética y las políticas que publicamos. Si se llegara a infringir el Código de ética o las políticas establecidas para los proveedores o sus representantes, se podría prohibir el ingreso de personal o productos a las instalaciones del Hospital Shriners para Niños y se podrían anular los acuerdos existentes.
Inscripción de proveedores
El Programa de Acreditación para Proveedores de Shriners Children's está diseñado para racionalizar la recopilación y la administración de información clave relacionada con el estado regulatorio y de cumplimiento y la información del funcionamiento del negocio, así como ofrecer a nuestros valiosos proveedores información relacionada con las políticas de adquisición y los procesos para realizar transacciones con Shriners Children's.Todos aquellos proveedores que estén interesados en entablar negocios con Shriners Children's deben participar en un proceso de certificación de proveedores. Shriners Children's está utilizando Vendormate, Inc., como su proveedor del servicio de acreditación. Tanto la compañía como cada representante de la compañía deberá proporcionar información de contacto y cargar documentación requerida específicamente a fin de convertirse en un "proveedor" registrado o en un "representante de proveedor" registrado.
El proceso de inscripción se desarrollará en dos fases.
La Fase I permite la inscripción del proveedor como una compañía e implica los siguientes pasos:
- Proporcionar información de identificación del negocio
- Nombre comercial legal
- Tipo de compañía
- Número de identificación fiscal federal (FEIN)
- Proporcionar información básica del negocio
- Dirección y teléfono de la compañía
- Categoría de productos vendidos (identificada por el código UNSPSC)
- Cálculo de la cantidad actividad comercial entablada con Shriners Children's durante los últimos 12 meses
- Información de representantes
- Reconocimiento y aceptación de acatar las políticas y procedimientos de Shriners Children's, tanto por parte del proveedor como del representante del proveedor
- Pago de cargo anual de inscripción "por compañía" a Vendormate, Inc.
- Confirmación de inscripción por e-mail
La Fase II permite la inscripción de cada representante de ventas y/u otros miembros del personal que puedan visitar Shriners Children's por cuestiones comerciales. En base al alcance de los productos y servicios que se comercializan a Shriners Children's, los representantes de proveedores se clasificarán en una de tres categorías, según los ofrecimientos de productos del representante, el acceso a las áreas de atención de pacientes y otros criterios de clasificación. Existen requisitos de certificación específicos para cada categoría.
Estos requisitos se enuncian conforme a los estándares establecidos por la Health Insurance Portability & Accountability Act de 1996 (HIPPA), los Association of Peri-Operative Registered Nurses' (AORN) Standards for the Healthcare Industry Representatives in Operating Rooms y la Joint Commission.
Acreditación de Vendormate
Consulte el sitio web de acreditación de Vendormate para obtener información adicional sobre el programa de registro y/o recibir asistencia técnica. También puede comunicarse con el equipo de atención al cliente llamando al 404-949-1300.
Registro en Vendormate
¿Está listo para comenzar con el proceso de inscripción o ya está inscripto? Visite el Portal de inscripción de Vendormate.
Antes de asistir a Shriners Children's
Antes de asistir a Shriners Children's por cuestiones comerciales, los representantes de los proveedores deberán registrarse en Vendormate y asegurarse de que la inscripción, la capacitación y el papeleo estén vigentes. Siga estas instrucciones para solicitar una cita a través del administrador de credenciales de Vendormate.
Nuevo proveedor/Nuevos productos
Shriners Children's y sus empleados siempre están esforzándose para mantener un equilibrio adecuado entre la provisión de atención médica económica para el paciente y el uso de tecnologías médicas nuevas y emergentes en el área de la salud. El Value Analysis Committee de Shriners Children's ha colaborado en la iniciativa de mejorar la atención médica de los pacientes y controlar los costos de los productos poniendo énfasis en la compra y utilización de productos económicos de alta calidad a través de un amplio proceso para determinar la eficacia clínica, la evaluación del producto y el impacto económico sobre Shriners Children's.
Introducción/Evaluación de un nuevo producto
Todos los productos nuevos deben atravesar el proceso de análisis de valor con el fin de hacer un análisis de contratación y precios antes de abordar el tema con los usuarios finales o previo a la introducción del producto en Shriners Children's. Los productos serán considerados para la evaluación solo si el análisis demuestra que hay una reducción en el costo general, mejores resultados para los pacientes o una utilización optimizada. Esta es una nueva póliza y será el único método en que los productos se aprobarán en nuestros centros.
Los productos y equipos son analizados cuidadosamente desde muchas perspectivas que incluyen, entre otras, estas:
- Seguridad del paciente
- Calidad
- Mejora en la atención médica del paciente
- Precio/Costo
- Relación intrínseca valor-costo
- Estabilidad corporativa del fabricante
- Capacidad del fabricante para respaldar el producto y ofrecer información integral a todos los turnos si fuera necesario
- Historia y referencias del producto de parte de otros centros de atención médica
- Impacto en las ganancias
Si un producto es aprobado para la evaluación, el representante del proveedor será notificado y se deberá enviar una cantidad suficiente de productos para completar la evaluación.
Criterios de selección de proveedores
Shriners Children's está comprometido con la selección justa y equitativa de los proveedores. Se evalúa a todos los proveedores conforme a estos criterios:
- Calidad de bienes y/o servicios proporcionados
- Precios
- Disponibilidad del producto
- Métodos de entrega
- Habilidad para participar en oportunidades de comercio electrónico
- Servicios de soporte después de la compra
- Cumplimiento de las políticas de Shriners Children's
Qué pueden esperar los proveedores de Shriners Children's:
- Información: Le proporcionaremos al proveedor toda la información posible sobre cómo funciona el proceso de compra de Shriners Children's, así como los requisitos específicos de un proyecto determinado.
- Acceso: Haremos todo lo que esté a nuestro alcance para poner al proveedor en contacto con el departamento u hospital correcto para el producto o servicio.
- Tratamiento justo: Nuestros procesos son diseñados para garantizar un tratamiento justo y equitativo para todos los proveedores, de modo que cada uno pueda participar plenamente en el proceso de compra y contratación
- Comentarios: Brindaremos comentarios acerca del desempeño y otros asuntos comerciales.
Cabe destacar que Shriners Children's ha establecido ciertas políticas con respecto al proceso de compra. Estas son pautas comerciales de rutina y se aplican a todos los proveedores, independientemente de las minorías y las clasificaciones de género. Consulte la sección anterior de Pautas para proveedores y representantes de proveedores para obtener más información sobre las políticas y los procedimientos de compra.
Autorización para comprar: Shriners Children's no será responsable del pago de bienes o servicios que se obtengan sin un pedido debidamente autorizado. El personal del hospital no está autorizado a entregar pedidos de productos o servicios a menos que proporcionen un número de pedido de compra obtenido en el departamento de administración de cadena de suministros de la oficina principal. Aquellos artículos que se lleven a Shriners Children's y que se facturen sin una autorización adecuada se considerarán donaciones.
Reemplazo de bienes: Esta política de Shriners Children's determina cuándo aceptar el reemplazo de cualquier artículo. Los reemplazos deben ser autorizados por el departamento de administración de cadena de suministros de la oficina principal antes del envío.
Cómo ponerse en contacto con el departamento de cadena de suministros: Envíenos un correo electrónico.
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